7 ieteikumi, kā iegādāties kvalitatīvas darbinieku mācības

Brīdī, kad organizācija pieņem lēmumu, ka darbinieku mācības ir efektīvāk uzticēt ārpakalpojuma mācību uzņēmumam, nākamais solis ir izvēlēties piemērotāko sadarbības partneri.

Šajā rakstā esam apkopojuši labās prakses principus, kas palīdzēs HR speciālistiem un vadītājiem izvēlēties kvalitatīvu mācību pakalpojumu un iegūt maksimālo atdevi par ieguldīto naudu un laiku.

Ieteikumi balstīti WIN partners komandas 15+ gadu pieredzē darbā ar dažādu nozaru vietējiem un starptautiskiem uzņēmumiem. Izanalizējot veiksmīgāko mācību iegādes un sadarbības procesus, esam nonākuši līdz 7 ieteikumiem:

• Uzticiet mācību iepirkumu pieredzējušam kolēģim
• Konkretizējiet piedāvājuma formātu
• Paredziet vienkāršotu iegādi maziem projektiem
• Salīdziniet salīdzināmās lietas
• Ieguldiet laiku projekta sagatavošanas posmā
• Ņemiet vērā uzņēmuma specifiku
• Izmantojiet iespēju par ieguldīto naudu un laiku iegūt vairāk

Zemāk apskatīsim katru no tiem detalizētāk.

1. Uzticiet mācību iepirkumu pieredzējušam kolēģim

Atrodiet komandā darbinieku, kuram ir pieredze mācību iegādes organizēšanā.

Saņemot pieprasījumu, mēs kā mācību uzņēmums uzreiz redzam, kad klienta pusē ir pārstāvis ar pieredzi mācību projektu vadībā. Viņa pieprasījums ir detalizēts un tehnisks, pēc tā ir skaidrs, kāds ir mērķis un formāts, cik cilvēkiem nepieciešamas apmācības, kādi ir viņu amati un pieredze.

Ja jums nav pieredzes mācību iegādē, uzrunājiet mācību uzņēmumu! Saruna ar pieredzējušo klientu vadītāju palīdzēs salikt pa plauktiņiem jūsu vajadzību un nonākt līdz skaidri noformulētam pieprasījumam. Mācību industrijas pieredze liecina, ka šādi klients iegūst vairāk: noformulē precīzākas tēmas, saņem pielāgotu saturu un lielāku trenera atdevi, atbilstoši uzņēmuma mācību vajadzībai.

2. Konkretizējiet piedāvājuma formātu

Ātrākais veids, kā tikt pie vēlamā mācību piedāvājuma, ir skaidri nokomunicēt piegādātājam, cik detalizētu jūs to sagaidāt.

Uzrunājot mācību uzņēmumus, klientiem mēdz būt dažādas vajadzības – vienam tā ir tikai cenu aptauja, citam nepieciešams tēmu un treneru piedāvājums vai arī detalizēta mācību programma un tāme. Turklāt katram mācību piegādātājam ir sava kultūra un prakse, aprakstot piedāvājumu un programmas. Visi šie parametri ietekmē to, cik laika un citu resursu otrai pusei ir jāiegulda piedāvājuma sagatavošanā.

Uzreiz dariet zināmas savas vēlmes par piedāvājuma formātu – tas ļaus piegādātājam operatīvi sniegt būtiskāko informāciju, kas uz doto iegādes brīdi jums ir saistoša. Šāda pieeja apliecinās jūsu profesionālismu un kļūs par labu pamatu tālākai komunikācijai un sadarbībai.

3. Paredziet vienkāršotu iegādi maziem projektiem

Līdzīgi kā būvniecībā, arī biznesa mācību jomā mēdz būt situācijas, kad dažāda mēroga projektu sagatavošanā jāiegulda identisks administratīvais resurss.

Risinājums ir vienkāršs – uzrunājiet jau pazīstamos piegādātājus. Tas ļauj ietaupīt laiku uz saskaņošanu, kopīgas valodas atrašanu, jo jūs iesiet pazīstami, ir abpusēja uzticība, saprotami termini un zināmi cilvēki. Nelieliem un standartizētiem projektiem kļūdas cena ir zema, tāpēc garš atlases process visbiežāk neattaisnosies.

Sliktākajā gadījumā, mācību vērtējumam esot zem 8 ballēm (10 baļļu skalā), sevi cienošs mācību uzņēmums sniegs jums risinājumu vai papildu mācību sesiju.

4. Salīdziniet salīdzināmās lietas

Jāņem vērā, ka mācību nozare nav stingri regulēta – mācību piegādātāji izmanto līdzīgus terminus, bet var tiem piešķirt dažādu nozīmi.

Piemēram, jums ir divi piedāvājumi, kuros ir minēts, ka treneris pirms mācībām veiks izpēti. Jums kā klientam ir jābūt skaidrībai par to, kā šī izpēte norisināsies. Tā būs dalībnieku aptauja, intervijas vai abas metodes reizē? Ja plānotas intervijas, tad tās būs 20, 40 vai 60 minūšu garas, klātienē vai tiešsaistē? Vai interviju saturs paliks trenera ziņā, vai arī viņš apkopos svarīgākās atziņas un tiksies ar jums, lai tās izrunātu?

Viens no variantiem, kā nonākt pie kopsaucēja, vērtējot dažādus piedāvājumus ar vienādiem formulējumiem, – rēķināt reālu stundu skaitu, kas tiks novirzīts projekta īstenošanai.

Sarežģītākos projektos, tiek izdalītas gatavošanās un kontaktstundas. Te jāņem vērā arī Latvijas specifika, kad visbiežāk projekta cenā ir iekļautas visas ar projektu saistītās aktivitātes. Igaunijas tirgū, piemēram, bieži tiek izdalītas trenera individuāla gatavošanās stundas, gatavošanās ar klientu, mācību stundas un pat ceļā uz mācībām pavadītais laiks.

5. Ieguldiet laiku projekta sagatavošanas posmā

Sekojiet līdzi tam, lai neiztērētu visu administratīvo resursu līdz mācību projekta sākumam.

Veltīt laiku projekta sagatavošanai un kontrolei ir tikpat svarīgi, kā izvērtēt pakalpojuma saturu, kvalitāti un cenu. Pēc pieredzes zinām, jo vairāk laika veltīts sagatavošanas posmam, jo kvalitatīvāks izdodas projekts. Jūs varat organizēt perfektu iegādes konkursu, bet, ja viss projektam paredzētais resurss būs izsmelts šajā fāzē, gala rezultāts var likt vilties.

Mūsu subjektīvais ieteikums – 30% enerģijas un resursu veltīt piegādātāja izvēlei un 70% līdzdalībai projekta plānošanā, īstenošanā un analīzē. Šeit ir būtisks arī cilvēcīgs faktors, jo uzņēmuma pārstāvja uzmanība un iesaiste palielina atdevi. Šo bieži redzam skandināvu valstu organizētajos mācību projektos, kuros, nav izteikta stingra kontrole, bet klienta pārstāvis ir klātesošs visā gatavošanās un pat pirmo mācību sesiju laikā. Šo projektu rezultāti pierāda pieejas efektivitāti.

6. Ņemiet vērā uzņēmuma specifiku

Mācību plānošanas posmā sniedziet piegādātājam specifisku informāciju, kas ir saistoša konkrētai komandai un uzņēmumam.

Mācību nozarē nav reti gadījumi, kad dalībnieki saka, ka treniņš bija interesants, treneris labs, bet kopumā tas nebija par viņiem, jo ikdienā lieto citas sistēmas vai aprakstītie procesi strādā pavisam savādāk. Lai izvairītos no šādām situācijām, sniedziet piegādātājam insight informāciju, kas var palīdzēt pielāgot mācības konkrētai komandai un uzņēmumam.

Piemēram, uzskaitiet terminus, kurus lieto komanda, brīdiniet par tabu tēmām, pastāstiet par uzņēmuma vērtībām. Ļoti noder reālas situācijas no darba ikdienas, kuras var integrēt mācību praktiskajos uzdevumos.

Šajā posmā ir vērts piesaistīt arī mācību dalībnieku tiešo vadītāju, jo atbildīgais par iepirkumu ne vienmēr var pilnvērtīgi nokomentēt specifiskās detaļas.

7. Izmantojiet iespēju par ieguldīto naudu un laiku iegūt vairāk

Izvērtējiet iespēju iekļaut projektā papildu aktivitātes vēl labāka rezultāta sasniegšanai.

Katrā mācību projekta posmā treneris uzkrāj novērojumus un atziņas, kas var palīdzēt klientam viņa ikdienas darbā. Piemēram, pirms mācībām treneris analizē kādu procesu uzņēmumā, mācību laikā novēro komandu, tās noskaņojumu, uzdotos jautājumus. Paredziet projektā papildu sarunu ar treneri – tas prasīs minimālu finansiālu ieguldījumu, bet iedos vērtīgu skatu no malas.

Labā prakse, ko esam īstenojuši ar virkni klientu – vadītājs, kurš nepiedalās mācībās, pēc katras mācību sesijas tiekas ar treneri un izrunā būtiskākas atziņas.

Tāpat treneri piedāvā t. s. follow-up tikšanās ar mācību dalībniekiem, lai individuāli vai komandā izrunātu, cik veiksmīgi sanāk integrēt ikdienas darbā treniņā gūtās prasmes. Šāda aktivitāte palīdz sekot līdzi progresam un sasniegt mācībām izvirzīto mērķi.

______________

Katra šī ieteikuma pamatā ir mūsu pieredzē balstīta pārliecība, ka mācību organizēšanā klients un piegādātājs ir vienlīdz iesaistītās un par rezultātu atbildīgās puses. Tikai mijiedarbojoties varam panākt, lai treniņa saturs būtu pielāgots tā mērķim un maksimāli vērtīgs dalībniekiem un uzņēmumam.

Valters Gražulis, WIN partners dibinātājs:

Esmu profesionāls biznesa treneris jau 15 gadus, un, analizējot veiksmīgākos mācību projektos, varu ar pārliecību apgalvot, ka 100% no tiem ir bijis profesionāli spēcīgs vai emocionāli iesaistīts uzņēmuma pārstāvis, tiešais vai personāla vadītājs, ar kuru esam sadarbojušies, gatavojoties mācībām, un kurš ir pārņēmis stafeti, projektam noslēdzoties. Tieši šajos projektos, esam kļuvuši partneri, un klients ir ieguvis vislielāko atdevi un labāko rezultātu.