Ar ko attālināta sapulce atšķiras no klātienes?

Atbild Aldis Zauls, WIN partners komandas attīstības treneris

80% sapulču vadības principu attiecas gan uz attālinātu, gan uz klātienes sapulci, tomēr pēc diviem gadiem zūmā redzam, ka atšķirības tomēr ir.

Attālinātām sapulcēm jābūt īsākām un biežākām

Virtuālas sapulces jāorganizē pēc principa viens mērķis = viena sapulce. Jāizvairās no gadījumiem, kad sapulcē gan atskaitāmies, gan socializējamies, gan izvirzām nākotnes mērķus.

Lēmumi tiek pieņemti ātrāk, palielinās individuālā atbildība

Attalinātas sapulces noslēgumā visiem dalībniekiem jābūt skaidrībai par to, kurš, ko un kāpēc dara. Te vairs nav iespējas vēlāk aiziet pie kolēģa un pārliecināties, vai viss tika pareizi saprasts.

Jānovērš traucējošie faktori un jānodrošina tehnikas kvalitāte

Dalībniekiem ir laicīgi jādomā par tehnisko nodrošinājumu un iespējamiem traucējumiem. Klātienē šo atrisina atsevišķas sapulču telpas.

Jāuzrunā cilvēki vārdos

Pirms uzdot jautājumu, jāatceras nosaukt vārdā adresātu. Klātienē pietiek pagriezties pie otrā cilvēka vai paskatīties acīs – online sapulcē šis izpaliek.

Biežāk jāprasa dalībniekiem atgriezeniskā saite

Attālinātā sapulcē proaktīvi jājautā dalībniekiem atgriezeniskā saite, jo ķermeņa valoda nenolasās. Atcerēties uzdot jautājumu “Un ko Tu par to domā?”

Stingrāk japieturās pie sapulces struktūras

Ķermeņa valodas trūkums un nepieciešamība sekot sapulcei vairākās plūsmās – prezentācija, runātājs, sapulces čats – palielina sapulces noteikumu lomu. Visiem dalībniekiem ir jābūt skaidrs, kurš, kādā secībā un cik ilgi runās, kad būs iespēja izteikt savu viedokli.

Mērķtiecīgāk jādemonstrē sava iesaiste

Citu dalībnieku žesti, emocijsejas un komentāri čatā palīdz runātājam sajust, ka viņu klausās un dzird.

________________

Tagad, kad uzņēmumi pakāpeniski atgriežas birojos, der atcerēties, ka virtuālas sapulces vairāk piemērotas lemšanai, informēšanai, plānošanai. Mazāk piemērotas tās ir lielām, plašām diskusijām un ideju ģenerēšanai.