Vai izmantot balss ziņas iekšējā komunikācijā?

Nesen pajautājām mūsu LinkedIn sekotājiem, vai viņi izmanto balss ziņas darba komunikācijā. Auditorija sadalījās divās gandrīz vienādās daļās: 55% teica, ka neizmanto audio ziņas, 45% teica, ka izmanto. No tiem 21% atzīmēja, ka dara to regulāri. Kaut gan respondentu skaits nebija liels, aptauja apliecināja, ka balss ziņu formāts pamazām ienāk arī darba komunikācijā.

Tā kā mēs WIN partners komanda aktīvi izmantoj šo saziņas formātu, nolēmām padalīties savā pieredzē. Iespējams, tas iedrošinās kādu komandu pamēģināt un palīdzēs atrast veidu, kā padarīt darba komunikāciju efektīvāku un patīkamāku.

Izmantojam audio formātu garākām ziņām. Piemēram, kolēģis atsūtīja uz caurskatīšanu prezentāciju un viņam nepieciešami komentāri. Balss ziņa ļauj atbildēt detalizētāk un, kas ir būtiski, arī ātrāk, jo rakstiskā atgriezeniskā saite parasti prasa ilgāku laiku.

Balss ziņas var noklausīties sev ērtā laikā. Balss ziņa ir laba alternatīva telefona zvanam, jo bieži uz telefona zvanu konkrētajā brīdī nav iespējas atbildēt, un kamēr kolēģis atzvana, tikmēr var pazust fokuss uz konkrēto jautājumu.

Balss ziņas izlīdz situācijās, kad laika atbildei ir maz, piemēram, starp divām tikšanās reizēm ir piecu minūšu pārtraukums un, taisot kafiju, var paspēt kolēģim iekomentēt kādu svarīgu ziņu, un viņš uzreiz var turpināt darboties, kamēr esi sapulcē.

Apmaiņa ar balss ziņām ir sava veida klātienes sarunas imitācija, sarunas biedrs dzird balsi, nolasa intonāciju, tas palīdz izvairīties no pārpratumiem, kas dažreiz rodas rakstiskā komunikācija. Plašāk par to, ka, salīdzinot ar īsziņām vai e-pastu, balss ziņas rada spēcīgākas sociālās saiknes, var palasīt šeit.

Lai apmaiņa ar audio ziņām atvieglotu, nevis apgrūtinātu darba saziņu, svarīgi ievērot dažus principus:

  • līdzīgi kā rakstiskajā komunikācijā, arī balss ziņā ir svarīga struktūra: sākumā ir jādefinē runas tēma un mērķis, ko mēs vēlamies no saņēmēja
  • ievērojam principu viena tēma – viena ziņa
  • tiklīdz ziņā parādās skaitļi, dodam priekšroku rakstiskajai ziņai
  • lai saņēmējam būtu vieglāk orientēties un vēlāk atrast ziņu, pievienojam balss ziņai īsu aprakstošu tekstu

Vēlies saņemt mācību piedāvājumu savam uzņēmumam?

Saņemt piedāvājumu