Pilnveidojām sapulču kultūru

Kādu problēmu vēlējās atrisināt klients?

Latvijas Televīzija ir sabiedriska raidorganizācija, valsts sabiedrība ar ierobežotu atbildību. Tajā ietilpst Latvijas sabiedriskie mediji Latvijas Televīzija, Latvijas Radio un Latvijas sabiedrisko mediju portāls LSM.lv.

Pēc pārejas uz attālinātu darbu klienta komandā strauji pieauga sapulču skaits. Palika arvien grūtāk saplānot darba tikšanās un novadīt tās efektīvi, jo darbinieki bija spiesti pavadīt pie ekrāna visu darba dienu.

Sapulces bija garas, bez skaidras struktūras, par vairākiem jautājumiem uzreiz. Kādā brīdī klients secināja, ka arvien biežāk, pabeidzot sapulci, darbiniekiem nav gandarījuma sajūtas un šķiet, ka laiks nav pavadīts efektīvi. Daudzi darbinieki atzina, ka šī sajūta ik pa laikam piemeklē arī darba dienas beigās – visa diena pavadīta sapulcēs un pārējie darbi nav pavirzījušies uz priekšu.

Klients vērsās pie WIN partners ar vajadzību sakārtot sapulču organizēšanas procesu, lai darbinieki varētu efektīvāk plānot savu darbu.

Kādu risinājumu īstenoja WIN partners?

Sadarbībā ar klientu WIN partners izstrādāja pielāgotu mācību programmu LTV darbiniekiem sapulču kultūras uzlabošanai. Mērķis, ko gribējām panākt: pēc katras sapulces darbiniekiem ir skaidrība par situāciju, turpmākajiem soļiem un sasniedzamo rezultātu. Tāpat bija svarīgi iemācīt dalībniekus izvērtēt nepieciešamību piedalīties katrā no sapulcēm, uz kurām viņi tika aicināti. Programmā integrējām saturu par sapulču organizēšanas sistēmas izveidi, sapulču struktūru un vadību, diskusiju vadību, kā arī par laika un enerģijas plānošanu.

Mācības notika piecās 2h sesijās par šādām tēmām:

• Kā atšķiras klātienes un attālināta sapulce?
• Kā definēt sapulces mērķi un neizplūst garās sarunās par vienkāršiem jautājumiem?
• Kā deleģēt uzdevumus sapulču laikā?
• Kā efektīvi plānot savu darba laiku?
• Kā atjaunot savu enerģiju gudri?

Treneris Aldis Zauls tikās ar dalībniekiem tiešsaistē reizi nedēļā. Dalībnieki pildīja praktiskos uzdevumus, kas palīdzēja labāk izprast teoriju un sniedza iespēju jau mācību laikā izmēģināt gūtās zināšanas praksē.

Mācības notika 2021. gada augustā – septembrī, tajās piedalījās 20 LTV darbinieki.

Kā klients vērtē projekta rezultātu?

LTV Personāla daļas vadītāja Aelita Švītiņa:

“Pēc šīm mācībām esam secinājuši, ka efektīvāk ir mācīt darbiniekiem laika plānošanu, nevis vēlāk nodrošināt stresa vadību. Liels paldies par saturīgām prezentācijām, īpašs kompliments trenerim, ka iedvesmoja dalībniekus mainīt paradumus. Ik pa laikam iekšējās sapulcēs dzirdu, kā kolēģi atsaucās uz mācībās dzirdēto un piedāvā darīt efektīvāk.”

Kādas ir WIN partners atziņas, noslēdzot šo projektu?

• Attālinātās mācības nav iemesls mazināt praktisko uzdevumu proporciju. Šis projekts ir pierādījis, ka ieinteresēti dalībnieki ir aktīvi un darbojas ar iniciatīvu arī online formātā.
• Vērtīgs elements šajā projektā bija elektroniskie izdales materiāli, kurus darbinieki pētīja starp sesijām un apsprieda ar treneri nākamajā tikšanās reizē.