Vai projektam nepieciešama laika plānošana?
Teorija mums saka, ka jebkuram projektam nepieciešams laika plāns. Un tas liekas pašsapotami. Taču katrs projektu vadītājs zina, ka tas patiesībā nav viegls uzdevums. Parasti projekta dzīve ir ļoti dinamiska, plāni mēdz bieži mainīties. Dabiski rodas sajūta – kādēļ veidot projekta laika plānu, ja visu laiku ir jāiegulda laiks izmaiņu ieviešanai? Tāpēc realitātē bieži vien tas tiek atstāts novārtā.
Pēc Harvard Business Review datiem aptuveni 70% no visiem projektiem, kas tiek realizēti, tiek atzīti par neveiksmīgiem. Analizējot kāpēc, galvenie iemesli ir gaužam vienkārši:
- nereālistiskas gaidas
- nepietiekoša vai nepārdomāta komunikācija
- neefektīva laika plānošana
Ja tomēr tik pašsaprotama aktivitāte kā laika plānošana ir viens no galvenajiem iemesliem tam, kāpēc projekti neizdodas, tad kas var palīdzēt padarīt to efektīvu?
Atslēga ir laika plāna vizualizācijā. Parasti pirmais, kas nāk prātā, runājot par projektu plānošanu, ir klasiskā Ganta diagramma – secīgi sakārtotas savstarpēji saistītas aktivitātes. Tā ir ļoti laba pieeja, kā atspoguļot laika grafiku, un tas ir ļoti vērtīgs rīks katra projekta vadītāja arsenālā. Taču tam ir viena būtiska problēma – tas ir atrauts no paša projekta rezultāta. Piemēram, kā būtu, ja jūs, būvējot ēku, iezīmētu savu grafiku uz ēkas plāniem, vai realizējot mārketinga kampaņu, vizualizētu materiālus, kas jums ir laicīgi jāizgatavo, plānojot pasākumu, atzīmētu visas aktivitātes uz pasākuma vietas plāna? Šajā gadījumā jūsu laika plānam veidojas sasaiste ar jūsu realizējamā projekta rezultātu un cits jēgpilnīgums. Tāpat ir svarīgi uz šādi vizualizētā laika grafika atzīmēt arī paveiktos darbus, lai varētu ērti atsekot progresam. Tas ir viens no labākajiem rīkiem gan paša projekta vadītāja, gan projekta komandas motivācijai.
Vairāk par praktisku projektu vadību uzzini mūsu aprīļa PROJEKTU VADĪBAS publiskajā treniņā, kuru vadīs projektu vadības trenere: Jūlija Zandersone. Trenerei ir starptautiska projektu vadības sertifikācija, atbilstoši Project Management Institute standartiem. Šobrīd PET Baltija valdes priekšsēdētāja.
