Kā pārliecināties par sapulces efektivitāti?

Lai gan sapulces ir viens no vadītāja ikdienas darba efektīvākajiem instrumentiem, lai veidotu kopīgu domu apmaiņu ar saviem darbiniekiem, veidotu un pārrunātu stratēģiski svarīgus jautājumus un varētu pieņemt iedarbīgus lēmumus, tomēr joprojām lielākā daļa darbinieku un arī pašu vadītāju atzīst, ka sapulces ir neproduktīvas, neefektīvas, traucē viņu tiešajam darbam un viņus nepamet sajūta, ka sapulce ir notikusi tikai “ķeksīša pēc”.

WIN komandu un komunikācijas trenere Gunita Peipiņa skaidro, ka daži no galvenajiem iemesliem tam mēdz būt pavisam vienkārši:

• Sapulces nav regulāras, kā rezultātā sapulcē pārrunā tikai “degošos” jautājumus
• Procesā nav dalībnieku iesaistes
• Rezultātā netiek pieņemti lēmumi vai noteiktas tālākās rīcības
• Sapulces ir pārāk garas un pārāk biežas
• Tai nav noteiktas struktūra, darbības plāna vai mērķa

Septiņi jautājumi, ko uzdot, lai pārliecinātos par sapulces efektivitāti?

• Vai visiem sapulces dalībniekiem bija skaidrs tās mērķis?
• Vai sapulce noritēja pēc plāna?
• Vai mēs sākām laikā un pabeidzām laikā?
• Vai piedalījās visi “atslēgas” cilvēki?
• Vai sapulcei ir “taustāms” rezultāts?
• Kas traucēja sapulces norisei?
• Kas izdevās labi?
• Ko nākamreiz vajadzētu darīt citādāk?

! Atceries – ik reizi pēc sapulces ir vērts veikt sapulces efektivitātes mērījumu, lai varētu noteikt un ieviest nepieciešamos uzlabojumus.

Lai uzlabotu sapulču efektivitāti, esam izstrādājuši programmu “Mazāk sapulču, vairāk iesaistes”. Šajā programmā mēs palīdzam klientiem izveidot tādu sapulču sistēmu, kas palīdz darbiniekiem pildīt savus pienākumus, nevis izšķērdē viņu enerģiju un laiku.