6 situācijas, kad ir vērts piesaistīt ārējo treneri

Visus trenerus, kuri vada darbinieku mācības, var iedalīt iekšējos jeb in-house un ārējos. Šajā rakstā runāsim par uzņēmumu sadarbību ar ārējiem treneriem. Izskatīsim 6 situācijas, kad uzņēmuma izvēle par labu mācību ārpakalpojumam kļūst par jēgpilnu investīciju darbinieku un biznesa attīstībā.

Rakstā apkopotās atziņas balstās uz WIN partners ilggadējo pieredzi darbā ar vidējiem un lieliem uzņēmumiem Baltijas valstīs.

1. Jāmāca soft skills

Ārējos trenerus parasti piesaista tieši soft skills trenēšanai, piemēram, klientu komunikācija, emocionālā inteliģence, komandas darbs, labbūtība, stresa menedžments. Pieredzējuši treneri, kuri māca šīs tēmas, visu laiku attīstītās, seko līdzi jaunumiem, slīpē programmas saturu. Iekšējiem treneriem grūti noturēt šo kvalitātes latiņu, jo parasti kolēģu apmācība nav viņu vienīgais darba pienākums. Mācot soft skills, liela nozīme ir arī trenera harismai un iedvesmai mācīt.

Ar hard skills situācija ir pretēja – tieši uzņēmuma darbinieki ir tie, kuri var kvalitatīvi apmācīt kolēģus par pašu produktiem, pakalpojumiem, iekšējiem standartiem un IT programmām, jo tā ir viņu ikdiena. Šajā gadījumā ārējais treneris arī var palīdzēt uzlabot iekšējo treneru mācīšanas kompetenci (sk. 3. punktu)

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: kvalitāte

2. Jāmāca vadītāji

Plānojot vadītāju mācības, jāņem vērā, ka to norisi un rezultātu var ietekmēt konteksts, piemēram, organizācijas hierarhija, iekšējā trenera un vadītāja iepriekšējā sadarbības pieredze, trenera kompetences līmenis. Ārējā trenera piesaiste mazina konteksta lomu – vadītājs mācību procesā var būt maksimāli atklāts, jo viņam nav jādomā par to, ka treneris ir arī viņa kolēģis. Līdzīgi arī ārējam trenerim – viņam nav šķēršļu, lai uzņemtos trenera lomu un sasniegt viņam izvirzīto darba uzdevumu.

Piemēram, uzņēmumam ir jāapmāca jaunie vadītāji un ir divas iespējas: mācības uzticēt kādam pieredzējušākam vadītājam vai arī piesaistīt ārējo treneri. Pieredzējušākais kolēģis šajā gadījumā varēs palīdzēt ar administratīvo procesu izprašanu. Savukārt, ja runa ir par komandas vadības, komunikācijas, laika plānošanas prasmēm, tad sadarbība ar ārējo treneri padarīs apmācības strukturētākas un mērķtiecīgākas. Rezultātā jaunais vadītājs ātrāk saņems instrumentus komandas virzībai uz organizācijas mērķu sasniegšanu. Tāpat jaunā vadītāja un trenera lomas šajā procesā būs skaidri definētas, tās neietekmēs konteksts.

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: kvalitāte, rentabilitāte

3. Jāsagatavo iekšējie treneri

Iekšējo treneru kompetences dažādos uzņēmumos atšķiras, jo vienam darbiniekam kolēģu apmācība ir tikai papildu pienākums uz laiku, kamēr citam tā ir darba ikdiena.

Daži piemēri:

• lietvedības speciāliste māk saprotami izstāstīt par lietvedības procesu organizācijā, un personālvadības kolēģi sūta pie viņas visus jaunos darbiniekus, lai viņi apgūtu lietvedības pamatus
• mācību projektu vadītājs māca kolēģiem klientu apkalpošanas standartu, bet pārējā darba laikā plāno mācību grafikus, apzina darbinieku mācību vajadzības utml.
• IT sistēmu treneris, kurš māca kolēģus lietot uzņēmuma IT risinājumus, un tas ir viņa vienīgais darba pienākums

Ārējais treneris var palīdzēt iekšējiem pilnveidot mācīšanas kompetenci, kā rezultātā pieugs iekšējo mācību kvalitāte. Piemēram, lietvedības speciālistei viņš iemācīs strukturēt informāciju un izmantot vizuālos materiālus, bet mācību projektu vadītājam un IT sistēmu trenerim – uzstāšanās prasmes un veidus, kā pielāgot mācību saturu jebkurai auditorijai.

Ārējo ekspertu piesaiste uzņēmuma treneru apmācībai ir piemērots risinājums uzņēmumiem ar lielu kadru mainību, piemēram, viesmīlībā vai mazumtirdzniecībā. Ja darbinieki mainās bieži, mācīt viņus pie ārējiem treneriem ir nerentabli un racionālāks lēmums būtu investēt resursus iekšējo treneru attīstībā.

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: kvalitāte, rentabilitāte

4. Jāizveido vai jāuzlabo iekšējā mācību programma

Ārējais treneris noderēs situācijā, kad uzņēmumam nepieciešama iekšējā mācību programma, bet nav darbinieku, kuri māk sastrukturēt mācību materiālu, piemeklēt atbilstošus piemērus, saplānot praktiskos uzdevumus.

Piemēram, tikko izveidotajam uzņēmumam vajag apmācīt pārdevējus. Šajā gadījumā ārējais pārdošanas treneris kopā ar klientu iziet cauri pārdošanas procesam un izveido programmu, kuru pēc tam uzņēmums izmanto pārdevēju iekšējās mācībās. Šādi organizācija nonāk pie kvalitatīva gala produkta ātrākā laika posmā, nekā gadījumā, ja lemtu izveodot programmu pašu spēkiem.

WIN partners pieredzē ir bijuši projekti, kad mūsu treneris veidoja programmu un novadīja arī pirmās mācības, lai notestētu saturu un struktūru. Pēc tam programmā tika veikti nepieciešamie precizējumi, un turpmāk apmācībām to izmantoja iekšējie treneri.

Ja uzņēmumam jau ir iekšējās mācību programmas, ārējo treneri var piesaistīt to aktualizēšanai. Piemēram, lai atjauninātu programmu saturu, ņemot vērā mācīšanās tendences un nozares aktualitātes. Šajā situācijā ārpakalpojums ir iespēja kvalitatīvi pacelt iekšējās programmas jaunā līmenī.

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: kvalitāte, ātrums

5. Nepieciešams skats no malas, lielā bilde

Ārējais treneris noder, ja komandai ir nepieciešams skats no malas uz kādu procesu uzņēmumā. Treneris kā ārējais eksperts palīdz izanalizēt procesu, ieraudzīt lielo bildi, novērst “pudeles kaklus” un ieviest izmaiņas, kuras iekšēji ir grūtāk pamanīt un noformulēt.

Piemēram, ārējais treneris palīdz veikt pārdošanas auditu, kura rezultātus tālāk izmanto pārdošanas procesa pilnveidošana un pārdevēju apmācībai.

Vēl viena situācija ir stratēģiskās plānošanas moderēšana, kur neitrāls ārējais treneris ar starpdisciplinārām zināšanām par mērķu formulēšanu, diskusiju un projektu vadību var palīdzēt komandai nonākt līdz kopsaucējam.

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: kvalitāte

6. Jāapmāca ātri

Ja vajadzība apmācīt personālu ir steidzama, tas arī ir iemesls vērsties pie ārejā trenera ar pieredzi un gatavu programmu par nepieciešamo tēmu. Piemēram, gadumijā mēs regulāri saņemam pieteikumus no uzņēmumiem par treniņiem vadītajiem, lai palīdzētu viņiem sagatavoties darbinieku novērtēšanas un attīstības pārrunām. Šāda veida mācības nepieciešamas pēc principa “šeit un tagad”, ko nevar nodrošināt iekšēji, ja uzņēmumā nav iekšējās mācību programmas par attiecīgo tēmu.

• Ārpakalpojuma pievienotā vērtība: ātrums, kvalitāte

__________

Skatoties uz WIN partners pieredzi darbā ar klientiem, esam secinājuši, ka veiksmīgākie mācību projekti ir bijuši tie, kur ārējie treneri strādāja ciešā sadarbībā ar iekšējiem. Šāds risinājums ļauj pielāgoties konkrēta uzņēmuma situācijai, apvienot abu pušu ieguvumus un īstenot projektu, kas sasniedz vēlamo rezultātu ne tikai uzreiz pēc apmācībām, bet arī ilgtermiņā.

Daži piemēri:

• Projektā ar Gjensidige mēs kā ārējais treneris palīdzējām digitalizēt onboarding procesu un sagatavojām 18 uzņemuma vadītājus (šajā situācijā – iekšējos trenerus) jauno darbinieku ievadīšanai darbā attālināti
• Projektā ar CSSD mēs kopā ar klienta iekšējiem treneriem aktualizējām CSDD ieksējo mācību programmu saturu un attīstījām viņu prasmes attālināto mācību vadībā